Jak spustit workshopy pro vzdálené myšlení

Stejně jako všichni v těchto dnech zažíváme náročné období, pokud jde o aktivaci a zapojení vztahů s našimi zákazníky. Jak jsme viděli po celém světě, rozhodli jsme se místo toho zavřít naši kancelář, přestat cestovat a pracovat z domova.

To vede k několika potížím, zejména pokud máte naplánované uspořádání interaktivního a Design-Thinking-inspirovaného workshopu, který nelze odložit ani provést v klientských zařízeních.

Jako společnost s inovací ve svém názvu však bylo pro nás přirozené přijmout výzvu a najít nějaký kreativní přístup. Zde je naše „Jak na to“ pro řešení digitální spolupráce, které bych s vámi chtěl sdílet.

SITUACE

Jak již bylo zmíněno, cílem bylo zřídit klientský workshop týkající se návrhu obchodního případu a KPI softwaru ITONICS s německým poskytovatelem pojištění. Rozhodli jsme se použít přístup inspirovaný designovým myšlením k hlubokému ponoření do případu použití klienta. Návrh formátu workshopu zejména umožňuje vcítit se do různých zúčastněných stran, definovat, jaké očekávání by mohla mít pro řízení inovací a odvodit myšlenky o výhodách a souvisejících KPI, které softwarově řízené řešení zajišťuje jejich specifické použití. -pouzdro.

Všechno bylo připraveno, byly vypracovány šablony a tým byl připraven o pár dní později cestovat do zařízení klientů. Bohužel náš nový a nemilovaný společník Covid-19 nás přinutil změnit kurz, protože cestování do klientských zařízení již nebylo možné.

Tak co teď budeme dělat? Zdálo se, že ani 3–4hodinová přednášková dílna není přiměřenou možností. Vím, že existuje spousta digitálních nástrojů pro interaktivní návrh digitální dílny. Já osobně mám například dobré zkušenosti s Klaxoonem. Ale ani jeden z těchto nástrojů nebyl součástí našeho technologického balíčku, ani jsme neměli čas zřídit nástroj, zjistit, jak to funguje, a vytvořit přístup v tak krátké době.

Naštěstí jsme s kolegy přišli s snadno dodatelným řešením!

VÝZVA

Všichni jsme věděli, co chceme, a parametry byly velmi jasné: workshop s interaktivními prvky, žádný přednáškový monolog a aktivní účast klienta na spolupráci s námi na budoucnosti našeho partnerství. Ale jak byste to dodali, vzdáleně, ale produktivně?

Podle našich zkušeností dobré workshopy přetrvávají z možnosti, aby se všichni ve skupině mohli vyjádřit, vztahovat se k myšlenkám druhých a vizualizovat klíčové výsledky setkání. Post-It, připravený s některými metodami a rámci, je obvykle zbraní výběru, protože nám umožňuje rychle vizualizovat a sdružovat nápady.

PŘÍSTUP

Klíčovou otázkou tedy bylo: jak bezproblémově používat Post-Its a vlastní rámce ve virtuálním prostředí? Řešení představovalo prototyp dílny založený na Google Slides. Ve srovnání s jinými digitálními formáty poskytla některé hlavní výhody.

Prezentace Google jsou velmi podobné aplikaci Microsoft PowerPoint a nevyžadují pro klienta žádnou podrobnou technickou přípravu. Tento software nám umožňuje pracovat současně na stejném dokumentu. Prezentace jsou velmi vizuální cestou spolupráce na určitém tématu. Prezentace Google vám umožní nakreslit každý druh rámce, který chcete použít, a nemusíte dodržovat žádné hlavní pokyny pro návrh, jako je tomu v předdefinovaných nástrojích.

PROTOTYP

Jako další krok jsme upravili metody výběru v prezentaci Google Slide a interně jsme vyzkoušeli. To nám pomohlo odhalit některé velké problémy v rámci nastavení:

V dílně na místě jsou metody a rámce obvykle tisknuty nebo ručně kresleny. Nikdo by tedy neměl být schopen interagovat se samotnou metodou. Diskuze mohou být docela intenzivní a je obtížnější to vzdáleně moderovat. Může být obtížné zjistit, kdo přidal, který bod diskuse, pokud nejste schopni vidět klienta. Je třeba nějakým způsobem zobrazit hodiny pro časový rozvrh workshopu, aby se proces urychlil.

Snímek obrazovky z nastavení prototypu si můžete prohlédnout zde:

ŘEŠENÍ

Aby bylo možné řešit a vyřešit výše uvedené výzvy, muselo být několik věcí provedeno jinak než v normálním nastavení dílny, což se projevilo v následujících osvědčených postupech:

  • Pomocí editoru předlohy snímků vytvořte své metody, rámce nebo plátna, abyste je udrželi na pozadí. Tímto způsobem účastníci workshopu s ním nemohou interagovat a nebudou narušeni výběrem nesprávného prvku.
  • Využijte Brainwriting s následnou diskusí (každý účastník) jako metodu namísto tradičního brainstormingu a podobných více založených na formátech komunikace.
  • Předdefinujte Post-IT se jmény zákazníků. To umožňuje větší transparentnost v rámci semináře, protože je patrné, kdo přispěl jakou myšlenkou. Tímto způsobem jste jako moderátor vždy na špičce. Abyste mohli seskupovat nápady a poskytovat rady, musíte mít vy i váš tým také vlastní barvu.
  • Moderátor sdílí svou obrazovku, aby mohl poradit, co dělat. Sestavujeme také podpůrnou prezentaci, která vysvětluje metody a poskytuje další informace.
  • Na sdílené obrazovce moderátorů zobrazte načasování a odpočítávání.

DALŠÍ PŘÍPRAVA

Abychom zabránili možným překážkám v průběhu skutečného setkání, přijali jsme předem některá opatření.

  • vyzvat uživatele klienta, aby před dílnou vyzkoušeli některé funkce nastavení pomocí funkce sdílení snímků Google. Při poskytování takovéto služby musíte mít jistotu, že minimalizujete riziko technických problémů.
  • nastínit některé pokyny, jak používat Prezentace Google, jak bude formát semináře a jak plánujete pokrýt různá témata.

Abych byl upřímný, nebyl jsem si jistý, zda toto nové nastavení bude velkým úspěchem, a měl jsem obavy z omezené schopnosti komunikovat s klientem, jako jsem zvyklý. V našem 4h workshopu se nám však podařilo dosáhnout velmi dobrých výsledků pro klienta a získat ohromnou zpětnou vazbu o virtuálním formátu.

Abychom při používání této služby udrželi naše vysoké standardy zabezpečení, přistupovali jsme k důvěrným informacím pouze samostatně prostřednictvím sdílení obrazovky, po schůzce jsme převedli prezentaci na místně uloženou aplikaci PowerPoint a původní soubor jsme smazali.

SOUHRN

Takže vám brání skutečná situace v poskytování interaktivních workshopů? To by nemělo! Stejně jako musíte být kreativní ve způsobu, jakým stavíte své dílny, můžete být kreativní ve způsobu, jakým je dodáváte. Jsem si jist, že skutečné okolnosti nutí společnost experimentovat na tom, jak spolu komunikujeme. V důsledku toho by organizace mohly posunout stále více interakcí do digitálního světa. Není to nutně špatná věc, vzhledem k dopadu, který má cestování na naše životní prostředí a naši pracovní dobu.

Po vyřešení této krize se však těším na další schůzky na místě a konzultační dílny. Do té doby vím, že můžeme úspěšně provozovat interaktivní formáty klientských workshopů zcela virtuálním způsobem.

Doufám, že se brzy uvidíme a zůstaneme zdraví!

Původně zveřejněno na adrese https://www.itonics-innovation.com.