Jak hostit perfektní setkání

Všichni víme, scénář setkání s noční můrou.

V pasti v zasedací místnosti se zastaralými sušenkami a uhýbanou kávou sledující čas ubíhající ...

Trávíte hodinu pokrytím programu před čtením a nikam se nedostanete ...

Chvějí se páteř? Jsme tu, abychom vám pomohli. Dovolte nám, abychom vám dali ruku k dokonalému setkání.

Než začnete, rozhodněte se o solidních výsledcích

Víte, proč se schůzka koná?

Víte, čeho chcete dosáhnout?

Pokud nedokážete vysvětlit potřebu schůzky, pravděpodobně tam nebude.

Pokud rozhodně potřebujete konsenzus zúčastněných stran, abyste se posunuli kupředu, rozhodněte se přesně o výsledku, kterého chcete dosáhnout.

Jasnost v pevných výsledcích a akčních bodech zajistí, že vy i váš tým budete mít jistotu ohledně dalších kroků.

Je to všechno načasování

Harvard Business Review provedl v loňském roce průzkum senior manažerů a odhalil, že 71% dotázaných manažerů uvedlo, že setkání jsou neproduktivní a neefektivní.

Lidé se uvolní, čím déle se budou držet, takže se rozhodněte pro těsných 45 minut.

Kurátor TED Ted Anderson ve skutečnosti doporučuje, aby rozhovory TED byly omezeny na 18 minut pro maximální zapojení!

Také si pečlivě vyberte čas.

Pokud vaše schůzka je pozdě odpoledne, lidé nebudou na své nejlepší hře a to samé platí i po obědě.

V dopolední nebo dopolední schůzce se lidé chytí, když se soustředí nejvíce.

Buďte přísní

Berte účast vážně.

Společnost Google doporučuje pozvat na schůzku pouze zásadní zúčastněné strany a nepozvat více než 8 lidí.

Pokud lidé přijdou pozdě, dejte jim vědět, že se nebudou moci účastnit a že jim poté pošlete poznámky o schůzce. Pochopí, že žádáte o jejich respekt.

Žádost o schůzku bez obrazovky prokáže váš závazek k danému úkolu.

Zorganizujte se předem

Pokud jste na vlastní schůzce rozptýleni, nebudete se moci soustředit a relace bude trpět.

Například zdůraznění vašich nadcházejících účtů je docela běžnou britskou zábavou.

S WonderBill můžete ušetřit čas a aktualizovat své účty.

Nemusíte mít ani po ruce účty, protože je pro vás máme.

S vaší myslí očividnou touhou po dávkách se můžete soustředit na vytvoření dokonalé agendy.

Stanovte si agendu

Vysílejte předem přečtenou agendu, aby všichni zúčastnění věděli, o čem budete diskutovat.

Vyplatí se být připraven a ušetříte drahocenný čas tím, že během schůzky nepřekročíte program.

Nastínte všechny práce, které je třeba dokončit před schůzkou, a to, co očekáváte.

Vaši hosté ocení, že jsou předem vyzbrojeni znalostmi, které potřebují k efektivnímu využití svého času.

Další informace o nastavení účinné agendy naleznete zde.

Psát si poznámky

Proč namísto toho, aby si oddaný pořizovač poznámek nebo jednotlivci pořizovali vlastní poznámky, proč nezaznamenat schůzku a nechat si zapsat poznámky?

Software jako Cogi je navržen tak, aby vám pomohl zůstat v okamžiku bez nepříjemného zpoždění, zatímco každý se snaží dohnat jejich poznámky.

Můžete také zkusit použít tabulku a poté ji vyfotografovat, což vám pomůže vizuálněji přemýšlet.

Získejte správné palivo

Lupínky a sladkosti se mohou zdát jako vítězná volba, pokud jde o podplácení návštěvníků setkání, ale ve skutečnosti jsou hrozně produktivní.

Cukr a sůl způsobí dehydrataci a energetické zpoždění, které naladí dobré nápady.

Kvalitnější občerstvení jako kukuřičné ořechy nebo ovocný salát pomůže místnosti zvýšit jejich energetickou hladinu.

Poskytli jsme vám nástroje, nyní buďte připraveni na nejefektivnější setkání svého života!

Máte užitečné tipy a triky, pomocí kterých můžete dělat věci ve skupině? Podělte se o své znalosti v komentářích níže.

Dík,

Tým WonderBill